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Carta de cobrança: saiba o que é e quando ela pode ser usada!

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Problemas com inadimplência são recorrentes em vários tipos de comércio. É preciso estar atento aos impactos dessas dívidas para a empresa, pois o custeio de alguns compromissos pode ficar em risco. Afinal, quanto maior o número de pagamentos pendentes, menor se torna o fluxo de caixa do empreendimento.

Pensando nisso, é necessário saber formular uma boa carta de cobrança. Que aspectos devem estar presentes nesse documento? E como não ser muito invasivo? Essas são só algumas das perguntas relacionadas ao tema.

Então, desenvolvemos este artigo, que aborda tudo que você, empreendedor, precisa compreender sobre o assunto. Continue a leitura para ficar por dentro!

O que é a carta de cobrança? 

Em primeiro lugar, vale destacar que a carta é somente uma das ferramentas disponíveis para o empresário receber créditos devidos. Por isso, torna-se fundamental o envio desse documento. Nele, são abordados os valores exatos, prazos e possíveis medidas cabíveis.

Afinal, é necessário ter em mente que muitas pessoas se esquecem das dívidas e de compras antigas. Isso acontece por descuidos na gestão orçamentária ou até mesmo por dificuldades financeiras. Deste modo, a carta de cobrança é útil nos dois casos, permitindo que o inadimplente tome consciência dos débitos em atraso.

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No quesito da linguagem, ela deve ser clara e objetiva. O fator principal é a forma como a abordagem pode se dar: sempre de forma amigável. Cartas desrespeitosas ou com teor de intimidação tendem apenas a gerar mal-estar na relação cliente-empresa, prejudicando a recuperação dos débitos.

Educação e cordialidade são as palavras-chave para quem quer ter bons resultados com a carta de cobrança. Estar baseado na jurisdição e nas leis é primordial para evitar problemas futuros. Portanto, sempre consulte o Código de Defesa do Consumidor e o Código Civil, a fim de não infringir nenhum direito.

Como ela deve ser redigida? 

Como mencionado acima, o tom da linguagem consiste em um aspecto imprescindível para que a carta de cobrança alcance os resultados esperados. Porém, ele é só um dos requisitos norteadores da produção desse documento. Logo abaixo, listamos outros pontos essenciais que também não podem ficar de fora. Veja as dicas!

Apresente a carta 

Pois bem: começando pelo âmbito externo, é necessário que o envelope enviado não demonstre que se trata da cobrança de uma dívida. Isso pode gerar constrangimento e problemas com o seu cliente, dificultando ainda mais o recebimento. 

Só no interior da carta que a pessoa deve indicar que se trata de uma carta de cobrança. Discrição e profissionalismo são vitais nesse processo. 

Informe os dados da dívida 

Outra etapa de grande relevância. É muito importante discriminar de maneira objetiva e clara, incluindo todos os dados referentes à dívida. Ou seja, qual foi a mercadoria ou serviço adquirido?

Na sequência, o passo é demonstrar o saldo final do débito. Depois disso, fica mais fácil evoluir no processo de regularização da dívida. Ainda na parte final, devem ser apresentados os prazos para regularização e os contatos da sua empresa, para que haja negociações ou acesso a outras informações.

Tenha os dados completos do credor 

Essa obrigatoriedade é respalda pelo artigo 42-A do Código de Defesa do Consumidor. Nele, é determinado que todos os documentos de cobrança precisam conter nome, endereço e CPF ou CNPJ do fornecedor ou vendedor do produto/serviço. 

Sem a colocação desses requisitos, a sua carta de cobrança pode perder a validade, transformando o recebimento dos débitos devidos em algo mais complicado. Fique atento!

Você deve estar se perguntando: mas por quê? Os dados completos são necessários para que a pessoa cobrada não tenha dúvidas de quem é o credor que está enviando a notificação.

Negocie

Tratamos aqui de outro ponto primordial. Afinal, alguns aspectos no pagamento da dívida podem ser negociados, beneficiando os dois lados. É importante deixar a opção de negociação bem demarcada na sua carta de cobrança, não se esquecendo de ressaltar o canal de comunicação utilizado para isso. 

Pode ser que o cliente esteja com dificuldades na quitação, mas tenha possibilidade de efetivar o pagamento. Muitas vezes, só o aumento no número de parcelas já é suficiente no objetivo de avançar as negociações.

Conheça as medidas adicionais 

Conscientizar os clientes a respeito de quais medidas judiciais e extrajudiciais podem ser aplicadas é fundamental. Avisar sobre o risco de negativação, com os custos relacionados, figura como etapa imprescindível em uma carta de cobrança eficiente. 

Fique atento mais uma vez ao tom da escrita: parecer ameaçador é capaz de gerar mais resultados negativos e contratempos no processo de recebimento dos valores devidos. Abra o olho! 

Como a carta de cobrança ajuda a lidar com a inadimplência? 

Ter uma boa política de cobrança é vital para qualquer empresa, independentemente do porte. A carta de cobrança consiste em uma maneira muito válida de direcionar mensagens aos clientes, discorrendo a respeito da situação financeira e da inadimplência vigente.

Antes de tudo, entretanto, a carta ajuda tanto na conscientização do débito quanto no ato de proporcionar a proatividade do consumidor em procurar alternativas para a quitação. Contatação, persuasão e oferecimento de condições são os três pontos que compõem o pilar de uma carta de cobrança.

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Assim, fica muito mais fácil encontrar uma solução para os seus clientes inadimplentes, de forma amigável e profissional. Invista no uso da carta de cobrança no seu comércio!  

Ao longo do artigo, percebemos como é importante ter a carta de cobrança como medida de recuperação de crédito dos consumidores inadimplentes. Porém, essa é só uma das estratégias que podem ser implementadas. Existem outras alternativas como, por exemplo, a cobrança personalizada.

Vale ressaltar que há particularidades no recebimento de cada tipo de dívida. Cheques e compras no carnê ilustram um exemplo de como é necessário contar com ferramentas específicas para qualquer caso.

Conheceu alguns trunfos da carta de cobrança? Agora, analise como ela pode ser implementada no seu negócio e receba aqueles créditos que estão parados há um bom tempo.

(Fonte: CDL-BH)


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