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Por que a Conciliação das vendas por cartão deve ser tratada com prioridade pelo empresário?

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A conciliação de cartões para pequenas empresas é uma prática essencial para a saúde financeira do negócio. Sem controle das receitas recebidas por meio de cartões de crédito e débito, fica impossível prever o fluxo de caixa futuro, acompanhar o faturamento e saber o montante que foi cobrado de taxas pelas empresas de cartões. e contabilizar os lucros da operação.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

O processo é trabalhoso, exige tempo e dedicação, mas o esforço vale a pena. Neste artigo, você vai entender as bases para fazer uma conciliação de cartões perfeita.

Também terá acesso a uma planilha gratuita e funcional. Com dicas práticas, você vai aprender a utilizar essa ferramenta – e nunca mais vai ficar na dúvida sobre valores a receber, seja de crédito, débito ou vale-refeição. Vamos lá?

O que é a conciliação de cartões

Em poucas palavras, a conciliação de cartões é a ação de conferir e validar as informações sobre a venda de produtos por meio de cartões de crédito e débito com o controle de vendas da sua empresa e com os respectivos valores a receber por cada transação.

Na prática, significa dizer que você vai conferir, operação por operação, se o registro de vendas da sua empresa condiz com as informações repassadas pela máquina de cartão de crédito que você contratou – que será chamada neste texto de adquirente.

Imagine, por exemplo, que você fez três vendas no mesmo dia, para diferentes clientes, que usaram diferentes cartões. Um deles pagou no débito, outro pagou no crédito, em quatro vezes, e outro pagou no cartão do vale-refeição. São três operações com taxas e diferentes, cujo valor será repassado para a conta da sua empresa em datas diferentes. Como controlar?

A conciliação de cartões para pequenas empresas garante o acompanhamento atualizado por parte do empreendedor, para que ele saiba exatamente quanto vai receber, quando e quanto vai pagar de taxa em cada operação.

Se você não tiver essas informações, jamais irá administrar o fluxo de caixa da empresa, porque simplesmente não terá dados suficientes para isso. É a saúde financeira do seu negócio que está em jogo.

Cinco motivos que tornam a Conciliação das vendas por cartão obrigatório para as empresas de todos os portes e segmentos:

1. Cobranças indevidas

Os processos de captura, autorização, provisionamento e liquidação financeira dos recebíveis de cartões são bastante complexos e contam com a integração de diferentes empresas e tecnologias envolvendo adquirentes, bandeiras, emissores e bancos. Não é raro encontrar casos onde houve um débito duplicado ou cobrança por uso de tecnologia que não foi contratada pelo estabelecimento ou ainda casos de aplicação errada da taxa de administração e até mesmo de pagamentos devidos que não foram realizados.

2. Fraudes

Atualmente ninguém está imune a fraudes, sejam elas internas ou externas. Se no e-commerce é importante se proteger contra fraudes por uso indevido do cartão, que resultam em prejuízo dobrado (perda do produto e ainda débito por chargeback), no varejo as fraudes podem acontecer por causa de operadores e vendedores mal intencionados que simulam vendas para depois cancela-las ou mesmo registram vendas que nunca aconteceram.

3. Fluxo de caixa

Ter visibilidade sobre fluxo de recebimentos futuros, adequar e atender necessidades pontuais de caixa e ainda ter em mãos informações confiáveis parar auxiliar na tomada de decisão, são algumas das principais ferramentas das quais todo gerente financeiro deve ter a sua disposição.

4. Produtividade

Poder fazer mais com menos, automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, evitar erros no preenchimento de planilhas e contabilização de valores, reduzir custos e ainda aumentar a qualidade do serviço final são metas que devem ser perseguidas por toda empresa, principalmente em um departamento tão importante quanto o departamento financeiro.

5. Imagem da empresa

Pode soar estranho falar em imagem da empresa quando o assunto é conciliação de vendas com cartões, porém um dos maiores motivos de reclamação em órgãos de defesa do consumidor e sites de reclamação na web refere-se justamente as cobranças indevidas no cartão. Fazer uma boa gestão das vendas com cartões é também, cuidar bem da imagem da empresa no mercado em que ela atua, afinal de contas, em tempos de redes sociais e informação na velocidade da luz, ninguém quer fazer propaganda negativa da própria empresa.


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