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A importância do cadastro de clientes: como fazer e quais informações considerar

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Você sabe como fazer o cadastro de cliente? Ou sabe como utilizá-lo de forma a otimizar seus resultados? E o principal: sabe a importância do cadastro de clientes?

Possuir este cadastro significa ter controle sobre os clientes que consomem os seus produtos ou serviços. Essa coleta de dados irá auxiliá-lo não só a interagir com o seu público, mas também na fidelização.

E mesmo que pareça algo simples, ter o registro dessas informações é muito valioso e pode trazer resultados reais para o seu negócio. Afinal, até mesmo as atividades mais rotineiras trazem benefícios!

Quer saber um pouco mais? Neste artigo apresentaremos uma maneira simples e eficaz de realizar o cadastro dos seus clientes. Acompanhe!

Quais informações são importantes para o cadastro de clientes?

  • Informações-chave do cadastro são os dados principais do seu cliente, como:
  1. Nome
  2. E-mail
  3. Telefone
  4. Endereço
  5. Data de nascimento
  6. Sexo
  7. CPF

Se você quiser elaborar um pouco mais, pode ainda acrescentar o histórico de compra do cliente, adicionando os serviços e produtos preferidos e com que frequência são consumidos. Além disso, informações como hobbies e a profissão são válidas na hora de preencher o cadastro. Confira outras informações que podem auxiliar neste processo:

  • Informações de perfil e o potencial de consumo do cliente. 

Por exemplo:
– loja de calçados: precisa conhecer o número que seus clientes calçam;
– agência de turismo: a época que eles costumam fazer as suas viagens;
– histórico de compras do cliente;

É a partir deste que o empresário pode identificar oportunidades de novas vendas.

  • Informações de preferências do cliente.
    - São informações sobre produtos, tamanhos, cores, modelos, marcas, etc. que o cliente costuma comprar;
  • Informações de histórico de compras e contatos.
    – São os registros relativos a todas as compras realizadas pelo cliente e também e promoções enviadas.

Para iniciar, uma planilha no Excel com os dados de cada cliente pode ser um bom caminho. Assim, você consegue ter um controle de quem são eles, a faixa etária e de que estado são, por exemplo. Confira aqui uma planilha para cadastro de clientes.

Agora que você conhece as informações essenciais para o cadastro, continue a leitura para entender um pouco mais da importância de coletar esses dados.

 

Qual a importância de manter o cadastro de clientes atualizado?

Analisando as informações-chave acima, você consegue dizer porque é importante manter o cadastro dos seus clientes atualizado? É bem simples: quando você faz um cadastro da maneira mais completa possível, é capaz de conhecer o seu cliente mais a fundo e, desta forma, consegue atendê-lo de forma personalizada.

Quem não gosta de ser chamado pelo nome e saber que outra pessoa lembra as suas preferências? O grau de satisfação do cliente reflete diretamente no valor que ele está disposto a pagar por seus produtos ou serviços.

Agora que você compreendeu a importância, que tal entender os benefícios?

Quais os benefícios de se ter um bom cadastro de clientes?

Com certeza, o cadastro é essencial para o bom andamento do seu negócio. Atualmente, engajar e fidelizar seu cliente é fundamental em estratégias de marketing e vendas. O cadastro, portanto, é importante não só para criar as bases do seu relacionamento, como também para a fidelização. Conheça outros benefícios:

  • Comunicar as novidades: se eles sabem o que tem de novo em seu negócio, ficam mais propensos a experimentar
  • Oferta de produtos complementares: através do histórico de compras você pode oferecer novos itens que combinam com o anterior
  • Todos os dados para contato: mantenha a agenda atualizada e não perca o contato de seus clientes
  • Melhore o seu pós-venda: mostre que você se lembra do cliente e de suas preferências
  • Utilize estratégias de marketing digital: aproveite para prolongar o relacionamento através das redes sociais e e-mail marketing

Quer saber como tornar o cadastro mais eficiente? Confira as nossas dicas:

1. Obtenha dados de cadastros dos clientes

Faça uma busca das informações das quais sua empresa já dispõe, catalogue os dados financeiro e contatos que os vendedores pegaram e atualize qualquer outro banco de dados que sua empresa já possua.

Em seguida, implemente uma rotina diária ao finalizar suas vendas para complementar os cadastros já existentes e realizar os novos. Nesse momento, interrogatório e preenchimento de formulários podem ser inúteis. Treine seus colaboradores para terem empatia e estarem sempre atentos aos detalhes e, dessa forma, conseguirem tais dados por meio de uma conversa informal e objetiva.

Uma forma criativa para efetuar um cadastro completo de seu cliente é aproveitar campanhas promocionais para que seus clientes forneçam seus dados de forma espontânea em cupons, por exemplo.

2. Registrar as opções de compras dos consumidores

Um cadastro completo deve ter o registro das compras realizadas pelos seus clientes. Tal registro será uma referência de tamanhos e preferências dos seus consumidores na hora de adquirir novos produtos e reforçar seu estoque, bem como, direcionar o trabalho da sua equipe de vendas para o contato pós-venda

Desse modo, servirá para deixar o direcionamento de ofertas e produtos mais pessoal, tornando mais efetiva a possibilidade de vendas. Com essa base de dados, sua equipe terá informações necessárias para solidificar relações, atrair e fidelizar clientes antigos.

3. Fazer o cadastro em uma plataforma

Analisando as informações-chave acima, você consegue dizer por que é importante manter o cadastro dos seus clientes atualizado? É simples: quando você faz um cadastro da maneira mais completa possível, é capaz de conhecer o seu cliente mais a fundo e, dessa maneira, consegue atendê-lo de forma diferenciada.

Quem não gosta de ser chamado pelo nome e saber que outra pessoa lembra das suas preferências? O grau de satisfação do cliente reflete diretamente no valor que está disposto a pagar por seus produtos ou serviços. Por isso, treine seu pessoal para utilizar tais dados de forma técnica, que permita a aproximação por conhecer as peculiaridades de cada indivíduo.

A maneira mais profissional de produzir e manter tal cadastro é em uma plataforma, de maneira sistematizada e segura. Essa plataforma possibilita sincronizar e analisar dados pessoais do cliente, seu perfil de consumo e sugestões de venda, fortalecendo sua marca e impactando de maneira positiva suas vendas.

4. Mantenha os dados atualizados

Sua empresa conseguiu efetivar uma venda, ou seja, seu produto ou serviço foi escolhido como aquele capaz de sanar a necessidade de consumo do seu consumidor. Após isso, você obteve os dados cadastrais dele, o próximo passo agora é estabelecer um canal de comunicação entre sua empresa e esse consumidor para oferecer novos produtos.

A ficha cadastral é uma forma de estabelecer comunicação entre sua loja e os seus clientes. Não atualizar esses dados preciosos acarreta em perder vendas e desperdiçar a possibilidade de fidelização do seu consumidor. Invista no pós-venda para fortalecer o relacionamento com seu cliente e mantenha os dados sempre em dia.

5. Estabeleça comunicação

Lembre-se de estabelecer comunicação para atrair, satisfazer e fidelizar seu público. Uma forma simples é a publicação de suas ofertas, produtos, horários especiais de funcionamento e novidades no status do WhatsApp e stories do Instagram — você se fará lembrado sem sobrecarregar diretamente seu cliente de mensagens.

A comunicação por publicidade geral pode ser feita na linha do tempo de suas redes sociais ou da maneira tradicional, utilizando os relatórios gerados pelo banco de dados das fichas cadastrais. A comunicação mais individualizada pode ser feita por meio das peculiaridades e perfil de consumo, já coletados de cada cliente, para satisfazer suas necessidades e gerar novas vendas.

Como gerenciar os dados do cadastro de clientes?

O primeiro ponto fundamental para contar com uma base de dados consistente é manter as informações de seus clientes organizadas e com fácil acesso. Apenas desse modo os dados inseridos têm validade e podem ser usadas adequadamente. Quer saber como fazer um bom gerenciamento desse processo? Vamos te ajudar com essa tarefa!

Conte com uma ferramenta de gestão

Uma ferramenta de gestão completa oferece a integração dos processos de diversos setores da empresa. Um software que inclua essa função é a melhor maneira de realizar o controle desses dados.

O sistema adequado permite que o cadastro se comunique com os demais departamentos da empresa, facilitando o uso das informações dos clientes sem necessitar de um trâmite para cruzar as informações.

Contando com um software completo, é possível obter a geração de relatórios e descobrir padrões sobre os consumidores. Assim, você checa quais compram mais, em qual período, qual é o perfil mais comum, etc.

Aposte na automação

A automação é a chave para otimizar processos — e com o cadastro não é diferente. Alimentar e consultar manualmente os detalhes dos clientes é um verdadeiro transtorno. Realizar a etapa dessa maneira dá espaço para muitas falhas, além de tornar muito difícil manter as informações atualizadas.

Como vimos, é de extrema importância para a empresa manter o cadastro de clientes em dia. Primeiro, isso facilita as operações, pois nele já constam previamente os dados necessários. Além disso, também ajuda a empresa a traçar o perfil da clientela. E, por último, a satisfação do cliente depende de um bom registro do seus dados, para que o consumidor seja tratado de modo adequado.

Com a automação, você consegue fazer a operação de jeito facilitado: apenas com alguns cliques é possível acrescentar qualquer novo conhecimento e manter a ficha sempre atualizada.

Trate os dados

Tratar os dados evita informações duplicadas. Por isso, é essencial realizar esse processo, de maneira a organizar e compilar todas as informações do cadastro de clientes. Assim, aquilo que é desnecessário é excluído, o que permite padronizar as referências.

Ou seja, você deve criar uma diretriz estabelecendo quais são os conhecimentos que ficarão registrados e de que modo devem ser discriminados nos registros. Com esse cuidado, você consegue a rápida localização do que precisa.

Quando procurar por telefones, documentos, endereços ou qualquer outra questão importante, já sabe que estarão no formato adequado para que você os utilize imediatamente.

Invista no pós-venda

Essa é uma das melhores maneiras de atualizar pontualmente o cadastro de cliente. Realizar esse contato após a compra permite conseguir feedbacks acerca da satisfação, registrando as informações para melhor entender aquele consumidor e suas necessidades no futuro.

No pós-venda, você também pode conferir se todos os dados da transação estavam corretos, se há novos meios de contato que o cliente deseja adicionar e confirmar todos aqueles conhecimentos que a empresa já tem.

Consequentemente, você adquire uma relação mais próxima com seus compradores, fazendo com que se sintam importantes. Para o cadastro de clientes esse contato é riquíssimo, porque possibilita a inserção de informações mais complexas acerca do atendido, mantendo tudo sempre atualizado.

O cadastro de clientes é uma peça fundamental para uma empresa que deseja consumidores fidelizados. Contar com essas informações permite implantar medidas para a retenção de compradores e ele ainda permite a facilitação do processo de vendas, dando suporte para um visão estratégica sobre seu público.

Entendeu a importância do cadastro de clientes? Procure um sistema de gestão e facilite o acompanhamento dos dados de seus clientes.
Faça um teste e veja tudo o que ele pode fazer pelo seu negócio!

Com o cadastro de clientes você terá em suas mãos informações privilegiadas sobre seus clientes (quem são, onde estão, como contatá-los). Com estes dados você poderá tomar a iniciativa em direção ao seu cliente, não esperando que ele venha até o seu negócio.

Você conhece bem o seu cliente? Confira o vídeo