6 cuidados e práticas para gerenciar e emitir boletos na empresa

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Publicado em Quinta, 20 Dezembro 2018 16:08

Escrito por André Luiz Costa | Decom ACIP/CDL

Existem inúmeras formas de pagamento que um empreendedor pode adotar no seu negócio, melhorando a gama de opções de crédito oferecidas ao seu cliente. Os boletos bancários são bastante utilizados e apresentam algumas vantagens para vendas pagas por esse meio. Entretanto, é preciso ter atenção a alguns detalhes na hora de emiti-los e, principalmente, na gestão eficiente desses documentos.

Dessa forma, tendo em vista algumas das dificuldades que podem surgir com essa modalidade de pagamento, desenvolvemos um artigo com 6 dicas essenciais para que o seu negócio possa emitir boletos com tranquilidade. Então, não perca tempo e confira todas as informações e dicas passadas ao longo do post. Vamos lá?

1. Fazer a gestão de vencimentos

Isso é uma prática imprescindível e com a qual deve haver um grande planejamento e vistoria dos pagamentos de boletos e outros documentos fiscais na data de vencimento. Com isso, todo o negócio tende a sair ganhando, pois serão evitadas multas e outras situações que podem impactar negativamente as operações comerciais.

Os juros e multas cobrados quando o pagamento ultrapassa a data de vencimento são altíssimos, sacrificando recursos do caixa que poderiam ser utilizados em melhorias e no crescimento da empresa. Assim, é preciso organizar os boletos em uma ordem hierárquica de prazos, prestando atenção em eventuais detalhes presentes no documento.

Um exemplo desse fator é a exigência de pagamento em agências bancárias específicas. Ou seja, é preciso fazer um planejamento que leve em conta todos esses detalhes. Além dos problemas já citados decorrentes de atrasos, existem, também, o protesto dos títulos em cartório.

Isso pode gerar muita dor de cabeça e mais custos para a solução dos entraves decorrentes desse processo. É bastante comum essa frase no mercado corporativo que sintetiza como é preciso reduzir e estar atento às despesas: “custos são como unhas, se não cortar, eles só crescem”. Fique sempre atento a isso!

2. Estimar a quantidade de boletos emitidos

Esse é um outro fator de suma importância para uma boa gestão na hora de emitir boletos. Afinal, é preciso ter em mente a quantidade de documentos para planejar o recebimento desses recursos, além da quantidade de material para a impressão.

Afinal, imagine que uma pequena loja emita em média 15 boletos por dia. Porém, em um determinado dia, houve um grande aumento nas vendas, elevando a emissão para mais de 300%. É bem provável que o comércio não esteja preparado para trabalhar com um crescimento assim.

Por isso, é preciso realizar estimativas mensais e diárias de emissão, deixando sempre recursos e colaboradores qualificados para atuarem em situações atípicas. Não se esqueça!

3. Utilizar um software de emissão de boletos

A tecnologia é amplamente utilizada nas mais diversas empresas, de pequenos comércios a multinacionais. Nessa perspectiva, os softwares possuem uma grande importância no auxílio e automatização de tarefas que antes eram exercidas de forma manual.

O uso de softwares e ferramentas tecnológicas são primordiais no processo de gestão dos documentos. Desse modo, fica muito mais difícil ocorrer situações de fraude e permitir que sejam melhorados todos os processos e despachos administrativos.

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Para emitir boleto não é diferente. Procure um bom software que possa auxiliar nesse processo e torne mais profissional essa tarefa. Além disso, é fundamental contar com a assessoria de empresas especializadas para encontrar uma ferramenta que atenda às suas necessidades e seja financeiramente viável. Pense nisso!

4. Escolher um banco de confiança

O agente bancário tem uma participação primordial para uma emissão correta e sem incoerências dos boletos. Por isso, o primeiro passo é analisar as opções e contratar uma instituição que ofereça boas condições, economizando no pagamento de tarifas.

Existem inúmeras vantagens em trabalhar com um parceiro que preze pelo profissionalismo e boa prestação de serviços. Assim, o crescimento orgânico do negócio tende a favorecer ambas as partes. Além disso, também pode haver oportunidades para discutir o oferecimento de linhas de financiamento mais atrativas e com juros reduzidos, estreitando a relação entre a empresa e a instituição bancária.

Na maior parte das vezes, as contas de pessoas jurídicas possuem vantagens mais competitivas.

5. Faça testes e homologações

Antes de começar a emitir os seus boletos é preciso testar a ferramenta que vai ser utilizada. Faça testes para encontrar possíveis erros e simule compras para verificar se todas as funcionalidades estão operando adequadamente. Gere documentos fictícios para realizar essa avaliação.

Afinal, é bem melhor errar no papel do que na prática, não é verdade?

6. Arquive os boletos adequadamente

É preciso ter em mente que os boletos são documentos. Desse modo, necessitam ser armazenados e possuírem um acesso bastante prático, caso sejam necessárias eventuais consultas. Existem opções para guardá-los fisicamente ou salvos de forma online.

Segurança é a palavra-chave para encontrar uma solução eficiente e acessível à realidade do seu negócio. Isso é bom tanto para a empresa quanto para os clientes, com uma segurança nos dados e informações pessoais transitadas nas mais diversas operações comerciais que ocorrem.

É preciso ressaltar que a organização é uma característica que deve estar presente em qualquer empresa, que deseja alavancar a sua operação e crescer no competitivo mercado nacional. Os boletos, por exemplo, representam uma fonte de receita importante para custear as mais diversas despesas que ocorrem no dia a dia de um negócio.

Além disso, é preciso ressaltar que a saúde financeira e, principalmente, o capital de giro estão intimamente correlacionadas a uma gestão eficiente de todos esses documentos e fontes de receita para o empreendimento. Um armazenamento seguro e produtivo dos seus boletos pode gerar um diferencial competitivo para o seu negócio. Pense nisso!

Percebeu como é fundamental realizar todos esses procedimentos para emitir boletos bancários com segurança? Essa é uma forma de compra em ascensão no mercado, muito devido ao grande número de clientes que ainda não possuem cartões de crédito. Outro público-alvo dos boletos bancários são as pessoas que possuem cartão, mas têm medo de informar os seus dados na internet.

(Fonte: CDL-BH)